Centros de Servicios Compartidos: mejoras en procesos y productividad

Centros de Servicios Compartidos: mejoras en procesos y productividad

Lourdes Adame Goddard

Los Centros de Servicios Compartidos (CSC) se han consolidado como un modelo de organización dentro de las grandes empresas principalmente. Al ser una unidad de negocios independiente que integra determinados procesos de soporte y los provee bajo el criterio de Servicio, los CSC son una estrategia para hacer más eficientes las operaciones de las organizaciones.
En entrevista con Gustavo Bohórquez, Senior Manager de BearingPoint, señala que la mayoría de las empresas están organizadas en forma centralizada o descentralizada, fluctuando de un modelo al otro con objeto de encontrar una fórmula que evite los problemas de cada esquema. “Las compañías centralizadas logran economías de escala, pero pierden flexibilidad y cercanía con el cliente, en tanto, las descentralizadas se adaptan a las necesidades de los clientes, pero incurren en la duplicación de recursos y en el menor uso de capacidades”.
Ante este escenario, un CSC centraliza las funciones de soporte y mantiene descentralizadas las decisiones y funciones de mayor valor agregado en las Unidades de Negocio. Si bien un CSC representa importantes ventajas, el éxito de su construcción-sostiene Bohórquez- depende de los siguientes factores clave:
El CSC debe ser una organización de servicios sin fines de lucro para hacer más eficiente las operaciones de una empresa o Grupo de empresas.
Adopción de una cultura de Servicios Compartidos, ya que el CSC es el proveedor y las unidades de negocio son los clientes.
Formalización de un Contrato de Niveles de Servicio que defina claramente las obligaciones y expectativas de cada parte.
Un CSC se dirige como una empresa prestadora de servicios con carácter empresarial, no como una función de staff.
Implantación de procesos homogéneos que permitan conseguir economías de escala.
Compromiso de la Dirección para patrocinar el proyecto con los cambios que implica.
Origen
Los CSC surgen en la década de los noventa como una estructura formal dentro de las organizaciones. “Lo que sucedía en ese entonces es que los procesos del back office (cuentas por pagar, cuentas por cobrar, contabilidad general, administración de activos fijos, etc.) resultaban muy costosos y muy poco estandarizados entre las diferentes unidades de negocios. De esta manera, en la medida en que las empresas iban creciendo, iban creciendo también estas áreas, por lo que resultaba necesario establecer áreas especializadas en el procesamiento de estas transacciones, para que las unidades de negocios se centraran en su función principal: la atención de los clientes y el crecimiento del mercado”, explica Bohórquez.
Así los CSC buscan dos objetivos principales:
1) Eficiencia. Al conformarse como una unidad independiente de sus clientes, se les exige ser muy eficientes y la idea es que cada vez el costo por transacción sea menor, en la medida en que crecen las operaciones de cada una de las unidades de negocio.
2) Servicio. Al basarse las operaciones en los modelos tradicionales de centralización, se logran los objetivos de eficiencia, pero se pierde la cercanía con los clientes. Los CSC buscan mantener y mejorar los niveles de servicio.
En México los CSC se han venido implementando desde hace 8 años, especialmente en grandes corporativos del sector financiero, manufacturero, de servicios y bienes de consumo masivo.
Las áreas en las que se han utilizado más estos CSC son: operación de transacciones de alto volumen, que son comunes para las diferentes unidades de negocio, por ejemplo, pago a proveedores, administración de activos fijos, pago de la nómina de empleados, cuentas por cobrar, generación de estados financieros, entre otros. Asimismo, otra área en la que se están usando estos centros es en la operación de tecnología, por ejemplo en consolidación de centros de datos que permiten beneficios importantes en cuanto a la economía de escala.
El concepto de CSC se puede llevar a nivel regional, es decir, desde un país se pueden atender las operaciones de otras naciones.
Finalmente, Bohórquez comenta que los tres grandes pilares en los que están apoyados los CSC son:
Procesos: redefinición de la forma de operar.
Tecnología: si se requiere del uso intensivo de la tecnología para lograr la estandarización, la eficiencia y las economías de escala que se buscan.
Organización: cambia de manera radical la forma como están organizadas tradicionalmente las unidades de negocio a las empresas.
“Todos estos pilares, giran alrededor del concepto de servicio a las unidades del negocio”, concluye Bohórquez.

LA IMPORTANCIA DE LA CERTIFICACION EN LA CARRERA DEL CONTADOR PUBLICO EN SOLUCIONES DE GESTION (SG)

LA IMPORTANCIA DE LA CERTIFICACION EN LA CARRERA DEL CONTADOR PUBLICO EN

SOLUCIONES DE GESTION (SG)

Siendo el objetivo fundamental de las Universidades que ofrecen la carrera de Contador Público, formar profesionales competitivos en el mercado laboral, sus planes de estudio se enfocan para que el estudiante de dicha profesión adquiera los conocimientos y habilidades dirigidos para cumplir dicho objetivo.

Sin embargo actualmente nuestro país, con la suscripción del TLC con Estados Unidos de Norteamérica y de las futuras suscripciones de los TLC con los países asiáticos y con la comunidad europea, conllevara a que dicha internacionalización de nuestra economía se impongan nuevas exigencias en la gestión de las empresas dirigidas a obtener una mayor calidad y eficiencia en sus productos y operaciones.

El nuevo enfoque de gestión empresarial ha rediseñado los estándares de determinación de costos, precios, relaciones laborales y de sus estructuras organizacionales.

En razón de ello las empresas al reclutar profesionales de las ciencias contables, están exigiendo que además de los conocimientos adquiridos en la Universidad, demuestren un conocimiento y/o en mejor de los casos, un dominio de una solución de gestión empresarial, ya sea mediante una experiencia laboral adquirida o por razón de una certificación. En la actualidad son pocas las Universidades y/o Instituciones particulares que ofrecen la posibilidad para que el futuro profesional obtenga dicha certificación.

Una certificación es el proceso mediante el cual se evalúa y da conocimiento oficial del nivel de conocimiento de un profesional sobre una solución de gestión (SG) sea esta integral o especializada sobre un proceso en particular. Esta adquiere mayor relevancia si el organismo y/o empresa evaluadora es independiente del que ofrece la certificación.

Una de las mayores ventajas de una certificación es que el profesional autentifica que es un experto en un nivel pre establecido en una solución de gestión en particular. La empresa que opere dicha solución de gestión reclutara a dicho profesional especializado y estará segura que contara con un profesional capaz y eficiente en su operatividad y de los procesos de mantenimiento, sostenimiento y coordinación con el proveedor.

Una especialización integral eleva la competitividad profesional, por ser la capacitación en herramientas de gestión, un trabajo practico que pone en ejercicio los conocimientos adquiridos, que en base a las evaluaciones permanentes de los procesos, su tendencia es sugerir cambios en las estructuras operativas en beneficio de la empresa y del proveedor TI en materia del know how a su producto.

El futuro profesional contable debe ser consciente que tiene la necesidad permanente de actualizar sus conocimientos y que el obtener una certificación de una solución de gestión es un valor agregado en su presentación para el mercado laboral.

El objetivo principal de una certificación, es lograr profesionales líderes capaces de diseñar, planificar, implementar y gestionar en forma eficiente los diversos sistemas de gestión existentes en el mercado bajo estándares de operatividad que exigen las empresas a nivel nacional y sobre todo con el vinculo a nivel internacional.

Como forjadores de los futuros profesionales, los pedagogos universitarios, debemos ser consientes que requerimos estar igualmente actualizados sobre las tendencias tecnológicas a nivel de las diversas soluciones de gestión existentes en el mercado y así poder cubrir las nuevas tendencias que la oferta y demanda laboral exigirá a los futuros profesionales de las ciencias contables.

Debe ser de preocupación de las universidades en suscribir convenios con empresas TI desarrolladoras de soluciones de gestión que otorguen certificaciones de sus productos y establecer conjuntamente programas de especialización sobre los diversos procesos escalables en materia de especialización.

Una certificación en una solución de gestión integrada en plataformas que permitan la planeación de los recursos – SGI-ERP, deberá puntualizar con un riguroso plan de estudios basado en estándares oficiales de formación proporcionados por la empresa desarrolladora (empresa TI) y con las exigencias de competitividad que impone el mercado. Los aportes de los conocimientos teóricos deben tener la consistencia que permita superar el examen de certificación de consultor en una solución integrada de gestión – SGI-ERP, capacidad que logre los propósitos de participar en la implantación, personalización, puesta en marcha y administración de los diversos recursos que conforman un SGI-ERP en una visión practica y real de dichos procesos.

Para lograr captar el interés de los futuros profesionales y de los egresados, en la obtención de una certificación, las competencias que se establezcan conjuntamente entre la empresa TI y la Universidad en la suscripción del convenio, deben garantizar como mínimo lo siguiente:

* El programa debe tener la garantía de una empresa TI solida en el mercado con una cartera y con un respaldo a nivel de las actualizaciones sobre dicho proyecto.

• El personal docente debe estar constituido por profesionales de amplia experiencia tanto en lo pedagógico como en las diversas soluciones SGI-ERP.
• Las sesiones lectivas deberán estar organizadas con las innovaciones tecnológicas y metodológicas en su ejecución y desarrollo.
• El respaldo a nivel de la documentación y bibliografía deberá estar estructurada con la calidad y utilidad que requiera cada proceso en el programa.
• Un límite adecuado de alumnos por ciclo y/o proceso que permita una atención personalizada.

Como complemento a lo establecido un programa de certificación deberá considerar como mínimo los siguientes objetivos:

• Que el futuro consultor deberá comprender la gestión de los procesos de la empresa mediante el conocimiento funcional integrado de todos componentes básicos que conformen una solución de gestión SGI-ERP.
• Opción de una certificación de consultor especializado de un proceso o modulo de la Solución SGI-ERP que le permita tener mayores opciones de incorporación al mercado laboral.
• Que la acreditación garantice al futuro consultor haber obtenido los conocimientos que le avalen para ser un integrante en los proyectos del SGI-ERP.

En conclusión podemos establecer que los beneficios de una certificación esta triangula en donde uno de los vértices es la empresa usuaria otro es la empresa TI y el tercer vértice es el consultor. En resumen podemos establecer dichos beneficios enumerándolos como sigue:

La empresa usuaria tiene la certeza que el consultor contratado garantiza una eficiencia en la operatividad de la solución de gestión SGI-ERP, tanto en lo referente a los procesos de personalización, mantenimiento, funcionalidad y capacitación.

• La empresa desarrolladora de la solución de gestión SGI-ERP, se beneficia con los nuevos requerimientos operativos identificados por el consultor certificado, enriqueciendo los procesos en sus diversos módulos instalados en la empresa usuaria. En otras palabras incrementa el know how a su producto.
• El profesional certificado fortalece y amplia su visión profesional a la vez que le permite ser competitivo en el mercado laboral. Igualmente se convierte en un especialista en planificación de recursos empresariales gestionados sobre soluciones de gestión que implican las prácticas financieras, logísticas, de recursos humanos y de costos sobre dichas plataformas.

La tecnología existente en el mercado refiere sobre las soluciones de gestión empresarial ERP (Enterprise Rresource Planning). Estas soluciones basadas en la planificación de los recursos de la empresa, son el escalón desde donde ir cimentando el desarrollo e integración de los procesos de una empresa. Estas soluciones aportan un sistema integrado de gestión, dando respuesta a las aéreas financieras, logísticas y de producción e incluyendo funcionalidades de relación con el cliente y con los proveedores.

A través de estos sistemas de gestión se obtiene una visión general de todos los procesos de organización en tiempo real, desde una orden de trabajo hasta el seguimiento de la distribución del producto. Así se consigue un control total de todos los procesos del negocio, que conlleva una importante reducción de costos y aumento de la productividad.

Es importante que al suscribir una alianza entre una Universidad y/o Institución educativa con un desarrollador de TI, se debe tener en cuenta aspectos que involucren soluciones de gestión para diversos rangos de empresas, que cubra los diferentes sectores de la actividad empresarial, cubriendo así las necesidades de empresas de distribución, fabricación o servicios. Con esta mayor aproximación de las soluciones tecnológicas a los requerimientos específicos de un sector se pretende dar una respuesta rápida y eficaz a un mercado necesitado de alcanzar altas cuotas competitivas.

Por esta razón una certificación además de estar dirigida al profesional contable, también estaría regentada a los responsables y técnicos con capacidad de prescribir o de decidir en inversiones tecnológicas para innovar en la gestión empresarial de todos los sectores de la actividad.

La formación de ser un consultor certificado demanda, en consecuencia, el desarrollo de un proceso integral que tenga como eje el desarrollo del individuo como ser humano y social, la fundamentación conceptual y la apropiación de los métodos y herramientas básicas, asociadas al ejercicio de la consultoría. Esto puede resumirse diciendo que el propósito de un programa de certificación es construir y desarrollar capacidades y competencias de acuerdo con las necesidades de las organizaciones en función a la competitividad del mercado.

EL PROFESIONAL CONTABLE Y LOS SISTEMAS INFORMATIZADOS

Cesar A. Espejo A. (*)

EL PROFESIONAL CONTABLE Y LOS SISTEMAS INFORMATIZADOS

A mediano plazo y dado los acontecimientos que esta percibiendo nuestro país en esta era de la globalización en los aspectos tecnológicos y comerciales; firma del tratado de libre comercio con EU, China, la UE y otros países de América y Asia, se requerirá en todos los niveles corporativos, el empleo de los recursos informáticos como soporte a la gestión empresarial, ya sea referidos a los aspectos competitivos que plantee el mercado, como el logro de la eficiencia en la toma de la información

En ese tiempo será inconcebible un negocio, comprometido directa y/o indirectamente con dichos flujos de clientes por la firma de dichos tratados, que sus sistemas operacionales no estén informatizados. Esta futura demanda del mercado de trabajo hace obligatorio que las universidades contemplen como parte de su currículo; en la formación del futuro profesional contable, las asignaturas que permitan al alumno de las Ciencias Contables un enfoque y estudio del universo informático en la práctica de la contabilidad en una empresa.

Considerando que la informática se aplica en muchos aspectos empresariales, sobre todo en los referidos a procesos operativos, la practica de sus estructuras contables difiere mucho respecto a la magnitud de la empresa y giro de la misma. Por ende la formación del futuro profesional contable en aspectos informatizados debe estar enfocada en la evaluación de dichos procesos y, de las etapas referidas a la personalización y puesta en marcha de una solución informatizada.

El futuro profesional de las Ciencias Contables deberá ser eminentemente conocedor de los procesos y técnicas informáticas, con capacidad de poner en práctica sus conocimientos contables a través de un computador, de lo contrario el no poseer los mínimos conocimientos sobre sistemas informáticos, le será imposible entender los procesos que se generen en su entorno y no estará en capacidad de evaluar los efectos en el procesamiento de la información sobre los resultados financieros.

El entendimiento de los procesos respaldados por la informática, no remplazan el raciocino del profesional contable, el cual tendrá como base fundamental sus conocimientos, metodologías, principios y teorías contables, solo establecerá que dicho soporte tecnológico es un aporte significativo en la obtención de una eficiencia en las transacciones.

Por dicho motivo el futuro profesional de las Ciencias Contables, necesariamente tendrá que coordinar con el ingeniero de sistemas una alianza que permita obtener soluciones que se ajusten a los reales requerimientos de los usuarios, situación que actualmente se adolece y que debido a esta falta de entendimiento de ambas profesiones, los servicios y productos existentes en el mercado propician usuarios insatisfechos.

En un enfoque empresarial moderno, los procesos se estructuran con el soporte de la Tecnología de la Información (TI), razón de ello es que los profesionales que interactúan en ellas, su formación esta basada en el conocimiento de dichos procesos desde su generación, diseño y control basados en las TI. Considerando que una empresa se compone de procesos administrativos y contables, la TI se convierten en una actuación inherente al profesional contable, por tal motivo su participación debe conllevar en un aporte de nuevas configuraciones de sistemas, orientados hacia el logro de su eficiencia y eficacia.

Establecer las reales necesidades informáticas empleando la tecnología existente y los cambios que debe experimentar la contabilidad, es la futura ocupación del profesional contable en respuesta a la demanda de la información. Como un inherente compromiso de la profesión contable en esta era del conocimiento basado en la tecnología, se plantea las interrogantes sobre los compromisos debería asumir y que retos debe afrontar e identificar cuales serán de mayor impacto en la contabilidad que le permita establecer las nuevas formas, actividades y actitudes.

Referirse en un entorno económico como el europeo, en que sus perspectivas en esta era del conocimiento y de la tecnología son más avanzadas; en las universidades el enfoque de la formación de un futuro profesional de las Ciencias Económicas, esta orientada en estructuras curriculares mas equilibradas con su contexto de economías integradas. Por mencionar un caso, en las universidades de España sus estructuras organizativas incluyen la FACULTAD DE CC CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES, que incluyen las especialidades de Administración y Dirección de Empresas, Turismo, Economía, Investigación y Técnicas de Mercado.

En la especialidad de Administración y Dirección de Empresas, los cursos asignados integran contenidos administrativos, contables y económicos. Un ejemplo de ello es que los cursos en el primer ciclo incluyen a los de Microeconomía, Elementos de Matemáticas para la Administración de Empresa, Contabilidad Financiera Analítica, Sociología de las Organizaciones, Etc.. Adicionalmente consideran los cursos relacionados con la informática tales como: Sistemas de Información para La Dirección, Informática para Contadores y Modelos de Simulación Empresarial.

Un gran avance de nuestra realidad seria considerar, además de los cambios en la estructura curricular de las universidades, cursos complementarios relacionados a la informática, mediante la suscripción de convenios con diferentes empresas desarrolladoras de soluciones informáticas (software) en el mercado local e internacional, que permita la certificación en el uso y conocimiento de dichas herramientas computacionales.

Como un objetivo primordial las universidades del país deberían considerar, es el tema de la certificación para lograr profesionales más competitivos laboralmente. En los últimos años y como un resultado del enfoque comentado en este articulo, muchas empresas en el momento de reclutar personal, están requiriendo que el egresado, además de su formación en la universidad, demuestre su dominio de un tema en particular mediante una certificación. En nuestro país son pocas las universidades que ofrecen al alumno la posibilidad de obtener dicha certificación.

La certificación es el proceso mediante el cual se evalúa y refrenda oficialmente el nivel de conocimiento de un estudiante sobre un producto o tecnología. Adquiere mayor relevancia al ser el evaluador un organismo o empresa independiente del que ofrece la certificación. Muchas empresas que otorgan certificación bajo la suscripción de convenios con centros educativos, otorgan flexibilidad para estudiar dotando de las herramientas de software necesarios.

Lograr una certificación, manifiesta que el egresado certificado realmente es un experto (en un nivel establecido por la empresa que da la certificación) en la plataforma o diversas plataformas de los procesos administrativos contables del mismo. Este beneficio es muy importante ya que una empresa que emplee estas soluciones, busca un profesional cerificado del cual estará segura que es el idóneo y por ende obtener resultados con la eficiencia y eficacia esperada.

Los profesionales que se encuentran laborando deben ser consientes que es de necesidad actualizar sus conocimientos y obtener una certificación, el cual será útil mientras enfoque o aplique en el ambiente en el cual desarrolla su trabajo. La certificación debe complementar los estudios de los egresados pero no deberían sustituir materias necesarias para su formación profesional.

Como profesional ligado al compromiso de la formación de futuros profesionales de las Ciencias Económicas y sobre lo que vislumbro en un corto plazo; requerimientos mas rígidos de las entidades de control (SUNAT, CONASEV) como por las exigencias inherentes al mercado competitivo, se debe capacitar con una actualización continua sobre las tendencias tecnológicas y así cubrir requerimientos laborales a los que se enfrentaran los futuros egresados.

El Dr. Sabino Talla Ramos en su articulo: “HACIA LA ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS DE CONTABILIDAD, informa sobre la Acreditación de los Programas de Contabilidad y las expectativas que se ciernen sobre las universidades y sus facultades, que requieren la redefinición de políticas, planes, programas, visiones orientadoras, currículos, capacidad de gestión y, sobre todo, un compromiso con la innovación y la transformación profunda y abarcadora. Se considera que el conocimiento y la innovación tecnológica productiva son fundamentales para alcanzar un nuevo estadio de desarrollo económico, productividad y competitividad”.

En conclusión, el futuro profesional contador público certificado, debe tener como perfil: “Consultor en sistemas informáticos contables”.

En este contexto, sus conocimientos abarcarían los aspectos referidos a:

• Capacitado para evaluar los diferentes requerimientos en tecnología informática.
• Dominar conceptos de informática para sistemas empresariales.
• Evaluar y establecer sistemas de control interno en los flujos operativos de las diversas soluciones informáticas de gestión empresarial.
• Ejercer labores de Auditor de sistemas informatizados.
• Asesor y evaluador de soluciones informáticas.
• Participación directa en los procesos de diseño, personalización, capacitación y puesta en marcha de una solución informatizada.
• Desarrollar estándares y prácticas para sistemas empresariales.
• Domino de los diversos procesos a nivel de usuario de las soluciones informáticas.
• Proceder como administrador de los sistemas de información.
• Actuar como diseñador de sistemas empresariales (business systems)

(*) Contador Público, Docente Universitario, Auditor de EEFF, Asesor Consultor Soluciones Integrales de Gestión.